Events Coordinator

Coordinateur(trice) Événementiel chez BusPlanner (Télétravail depuis le Pakistan)

BusPlanner recrute un(e) Coordinateur(trice) Événementiel pour accompagner notre équipe dans la gestion logistique, la planification et la promotion de notre présence lors de conférences, salons professionnels, webinaires et événements utilisateurs à travers l’Amérique du Nord. Ce poste 100% à distance, basé au Pakistan, s’adresse à une personne ultra-organisée, communicante hors pair, et capable de gérer simultanément de nombreux dossiers avec rigueur et dynamisme.

En collaboration étroite avec le responsable des événements, vous serez le pilier opérationnel de notre calendrier événementiel : gestion des plannings, coordination des prestataires et inscriptions, ainsi que soutien à la promotion avant, pendant et après chaque événement. Le succès de nos événements repose sur votre capacité à maîtriser chaque détail.

Ce poste exige de travailler aux horaires de bureau EST (heure de l’Est nord-américaine), ce qui correspond à des plages en soirée et nuit au Pakistan. Aucun déplacement n’est nécessaire, vous piloterez nos événements en coulisses depuis votre lieu de travail.

Pourquoi rejoindre BusPlanner ?

BusPlanner est un acteur majeur nord-américain dans le domaine des logiciels de gestion de transport scolaire K-12. Notre plateforme intuitive permet à des centaines de directeurs de transport scolaire d’optimiser leurs opérations et de réaliser des économies substantielles chaque année.

Notre solution est adoptée par de nombreux districts scolaires prestigieux aux États-Unis, notamment Miami-Dade (Floride), Gwinnett County (Géorgie) et Guilford (Caroline du Nord). Forts d’une longue expérience dans le secteur éducatif, nous poursuivons notre expansion sur le marché américain.

Notre équipe dirigeante est composée d’entrepreneurs chevronnés ayant développé avec succès plusieurs entreprises technologiques, dont FieldEdge et AutoLeap, reconnues pour leur croissance rapide et leurs levées de fonds importantes.

Vos missions principales

• Organiser la logistique des événements : conférences, salons, dîners VIP, webinaires, gestion des lieux, hôtels, restauration, déplacements, expéditions et matériel sur site.
• Gérer le calendrier des événements et les échéances : élaboration des plannings, listes de tâches, suivi rigoureux des différentes étapes.
• Superviser les inscriptions et la gestion des participants : invitations, enregistrements, confirmations, mise à jour des bases de données.
• Communiquer avec les prestataires, lieux et partenaires à travers différents fuseaux horaires : demandes de devis, suivi des livrables, validation des détails.
• Coordonner le matériel de stand, la signalétique, les cadeaux et les expéditions pour garantir une préparation sans faille le jour J.
• Appuyer la promotion des événements : rédaction et programmation d’e-mails, création de pages d’inscription, animation des réseaux sociaux, suivi post-événement.
• Suivre les budgets, traiter les factures et contrôler les dépenses liées aux événements.
• Collecter et analyser les indicateurs clés : taux de participation, leads générés, intégration des contacts dans le CRM.
• Assurer un support réactif à distance avant et pendant les événements, en anticipant les besoins pour éviter tout imprévu.

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si :

• Vous êtes d’une organisation exemplaire, capable de gérer plusieurs événements et échéances sans jamais perdre le fil.
• Vous communiquez avec clarté et professionnalisme en anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Vous savez agir avec rapidité et efficacité, en priorisant les tâches sous pression.
• Vous faites preuve d’autonomie et de rigueur, en assurant un suivi proactif sans supervision constante.
• Vous maîtrisez parfaitement Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word) et utilisez des outils d’intelligence artificielle comme Claude pour optimiser votre travail.

Ce poste n’est pas adapté si :

• Vous préférez un rythme lent ou des procédures rigides sans variété quotidienne.
• Vous avez des difficultés à gérer plusieurs événements et échéances simultanément.
• Vous éprouvez des difficultés à communiquer clairement avec des équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires.
• Vous n’êtes pas à l’aise avec la prise d’initiative, le suivi autonome ou l’incertitude.
• Vous n’êtes pas motivé(e) à découvrir le secteur du transport scolaire K-12.
• Vous ne pouvez pas travailler selon les horaires EST depuis le Pakistan (soirée et nuit).

Compétences et expériences requises

• Minimum 2 ans d’expérience en coordination d’événements, marketing ou gestion de projets similaires.
• Organisation rigoureuse et souci du détail, avec une capacité avérée à gérer plusieurs projets simultanément.
• Excellente maîtrise de l’anglais écrit et oral.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office, notamment PowerPoint, Excel et Word.
• Connaissance des outils d’IA comme Claude et volonté de les intégrer dans votre quotidien professionnel.
• Disponibilité pour travailler aux heures de bureau EST depuis le Pakistan, en coordination avec une équipe nord-américaine.
• Une expérience dans le soutien à des salons, conférences ou événements de grande envergure est un plus.
• La connaissance des CRM et outils marketing (Outreach, plateformes de webinaires) est un atout.